Standard Operational Procedure

SOP (Standard Operational Procedure)

Pengertian SOP

SOP (Standard Operational Procedure) menurut Akyar merupakan dokumen proses yang menjelaskan secara terperinci mengenai bagaimana cara melakukan sesuatu dalam sebuah kegiatan operasional.

Pengertian standar operasional prosedur (SOP) menurut Istyadi Insani  adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Dapat disederhanakan SOP adalah kumpulan dari instruksi mengenai aktifitas yang didokumentasikan secara berulang pada sebuah organisasi.

Tujuan SOP

SOP digunakan untuk menjaga konsistensi kegiatan operasional serta sebagai tolak ukur keberhasilan suatu kegiatan operasional. Dengan SOP, organisasi dapat mendefinisikan tujuan dari kegiatan operasionalnya, dan seluruh komponen terkait seperti alat atau data terkait operasional, aktifitas terkait kegiatan operasional maupun aktor yang terlibat dalam kegiatan operasional tersebut.

Manfaat SOP

Salah satu manfaat dari implementasi SOP yaitu meminimalkan variasi pelaksanaan suatu kegiatan operasional, dan juga untuk menjaga konsistensi dalam meningkatkan kualitas dari suatu operasional, bahkan apabila terjadi pergantian aktor dalam kegiatan operasional tersebut, kegiatan masih dapat berjalan karena telah memiliki suatu standard proses yang jelas.

Kriteria Penulisan SOP yang baik

1. Dapat Dipahami, SOP disusun dengan jelas dan spesifik dengan menggunakan bahasa formal dan format penulisan yang baik untuk mudah dipahami
2. Dapat Diimplementasikan, SOP disusun dengan mengacu pada dokumen terkait yang ada pada organisasi sehingga dapat diterapkan pada proses operasional yang sesungguhnya. Dokumen terkait yang dapat menjadi acuan dari pembuatan SOP adalah seperti kebijakan pendukung SOP hingga dokumen teknis lainnya.
3. Dapat Diubah, SOP disusun dengan mengikuti kondisi organisasi dan harus mampu menyesuaikan perubahan kegiatan operasional yang terjadi pada proses operasional yang terkait.
4. Lengkap dan spesifik, SOP disusun dengan secara khusus untuk seluruh aktifitas yang terkait dalam proses, termasuk memasukan seluruh unsur terkait proses seperti seluruh aktifitas, aktor hingga data yang terkait dalam kegiatan operasional. Dokumen SOP harus mencantumkan keterangan lengkap mengenai nomor, versi, judul serta status SOP.
5. Dapat Diaudit, SOP disusun dengan lengkap dan spesifik untuk memudahkan proses audit internal dalam organisasi. SOP harus dapat diaudit untuk memastikan penjelasan alur proses yang ada di dalamnya masih sesuai dengan kondisi organisasi.